L'importance de la prise de notes : quoi et comment noter

Un aspect critique et souvent négligé

Paradoxalement, la prise de notes est l'un des aspects les plus négligés lors d'un entretien de sélection.

Souvent, les recruteurs l'omettent parce qu'ils ne savent pas trop quoi écrire, parce qu'ils accordent moins d'importance à cela qu'à la conversation, ou parce qu'ils ont l'impression que le fait d'écrire les empêche d'écouter activement le candidat.

Cependant, savoir prendre des notes de manière efficace est une compétence fondamentale pour garantir un processus de sélection objectif, et il est essentiel de comprendre à la fois son importance et la technique appropriée pour le faire.

Avantage 1 : collecte de preuves et mémoire

L'avantage le plus évident de la prise de notes est la capacité à recueillir des informations clés de manière précise.

Cela permet d'enregistrer des données spécifiques sur l'expérience du candidat, la manière dont celle-ci correspond aux besoins concrets du poste et la valeur ajoutée particulière qu'il pourrait apporter.

De plus, lorsque plusieurs candidats sont interviewés, la mémoire humaine est faillible ; il est facile d'oublier des détails importants ou, pire encore, de confondre les réponses et les qualités d'un candidat avec celles d'un autre.

De bonnes notes constituent un registre fiable qui permet de se souvenir avec exactitude de ce que chaque personne a dit, ce qui conduit à une décision finale beaucoup plus juste et équitable.

Avantage 2 : outil essentiel pour l'entretien STAR

Dans le contexte spécifique de l'entretien par compétences (modèle STAR), la prise de notes n'est pas facultative, elle est indispensable.

Elle permet à l'intervieweur de suivre visuellement les éléments de l'histoire racontée par le candidat : Situation, Tâche, Action et Résultat.

En prenant des notes, il est beaucoup plus facile d'identifier si l'un de ces éléments manque dans le récit.

Cela permet à l'intervieweur de poser les questions pertinentes au bon moment, aidant ainsi le candidat à compléter son exemple et permettant une évaluation précise de la compétence.

Avantage 3 : base pour la discussion et la décision de l'équipe

Il est très courant que plusieurs personnes (le responsable, les RH, les pairs techniques) participent à un processus de sélection, puis se réunissent pour discuter de leurs évaluations et prendre une décision consensuelle.

Lors de cette réunion de délibération, les notes constituent la base de l'argumentation.

Si un intervieweur a pris des notes détaillées, il disposera d'arguments clairs et fondés sur des preuves pour justifier sa préférence pour un candidat ou pour expliquer pourquoi un autre n'est pas adapté, en se basant sur des faits observés et non sur des impressions vagues.

Avantage 4 : l'impact psychologique positif sur le candidat

Le fait de prendre des notes a également un effet important sur le candidat.

Lorsque le candidat voit que l'intervieweur note activement ce qu'il dit, il reçoit un message non verbal puissant : « ce que vous dites est important et est pris au sérieux ».

Loin d'intimider, cela renforce généralement la confiance et l'estime de soi du candidat, favorisant un climat plus ouvert et harmonieux, ce qui se traduit par un entretien plus transparent et plus productif.

Que noter et comment : la bonne technique

Même si cela peut sembler difficile au début pour les intervieweurs débutants, la technique s'améliore avec la pratique.

Soyez ouvert : n'essayez pas de cacher que vous prenez des notes. Faites-le de manière naturelle et ouverte.

Si vous avez besoin de plus de temps pour noter une idée clé, il est tout à fait acceptable de demander au candidat : « Donnez-moi une seconde pour finir de noter cela ».

Concentrez-vous sur les comportements : n'essayez pas de retranscrire l'entretien. Concentrez-vous sur les idées principales et, surtout, notez les comportements spécifiques décrits par le candidat (le « A » de STAR).

Ce sont là les indicateurs observables des compétences.

Mots clés : Notez également les mots clés utilisés par le candidat qui sont directement liés aux fonctions du poste ; c