Meilleures pratiques pour la rédaction d'e-mails

Quand utiliser l'e-mail et quand ne pas l'utiliser

L'e-mail est un outil puissant, mais ce n'est pas toujours le canal de communication le plus approprié.

Avant de rédiger un message, il est essentiel d'évaluer si un appel téléphonique ou une conversation en face à face ne serait pas plus rapide et plus pratique pour atteindre l'objectif.

Plus important encore, il ne faut jamais envoyer un e-mail dans un état de colère, de frustration ou de toute autre émotion négative intense.

Les e-mails créent une trace écrite et permanente qui peut être facilement transférée, ce qui peut aggraver inutilement un conflit.

La règle d'or est la suivante : si vous ne voulez pas que votre message soit répété ou conservé, ne l'écrivez pas dans un e-mail.

Ce qui est dit dans les e-mails reste rarement confiné aux e-mails.

Comment rédiger des objets clairs, concis et précis

L'objet est le premier, et parfois le seul, élément que le destinataire voit, il est donc essentiel de bien le rédiger.

Un bon objet doit remplir deux fonctions : inciter le destinataire à ouvrir le message et lui donner une idée claire de son contenu.

Il faut donc éviter à tout prix les objets vagues tels que « Bonjour », « Question » ou un simple point d'interrogation, car ils n'apportent aucune valeur ajoutée et sont souvent ignorés.

Un objet efficace doit être explicite et court, idéalement entre 4 et 7 mots afin de ne pas être tronqué sur les appareils mobiles.

Une excellente pratique consiste à utiliser des mots-clés entre crochets pour donner un contexte immédiat, tels que « [ACTION REQUISE] », « [DÉCISION] » ou « [RAPPEL] ».

Cela permet au destinataire de hiérarchiser le message avant même de l'ouvrir.

L'importance d'un « appel à l'action » clair et direct

Une erreur très fréquente dans la rédaction des e-mails est d'omettre un « appel à l'action » (call to action) clair.

Il s'agit de la partie du courriel qui indique explicitement au destinataire ce que l'on attend de lui.

Sans appel à l'action, l'objectif de l'e-mail peut rester ambigu, laissant le lecteur dans l'incertitude quant à la marche à suivre.

Les phrases passives et vagues telles que « Je me demandais où en était ma demande... » sont inefficaces.

Un bon appel à l'action est, en revanche, direct et précis, ne laissant aucune place à l'interprétation.

Par exemple, au lieu de la phrase ci-dessus, il serait beaucoup plus efficace d'écrire : « Pourriez-vous, s'il vous plaît, confirmer la date à laquelle la demande sera approuvée ? ».

Cette clarté garantit que l'objectif du