Donner un retour d'information dans des situations difficiles

Il peut être difficile d'aborder ces conversations, car elles impliquent souvent d'aborder des sujets inconfortables. Cependant, apprendre à fournir un retour d'information efficace dans les moments difficiles est une compétence qui peut faire la différence dans la dynamique de l'équipe et le développement individuel.

Dans quelles situations vous est-il le plus difficile de fournir un retour d'information ? Probablement lorsque vous anticipez qu'il s'agira d'une conversation inconfortable. Même avec de l'expérience, il est normal de ressentir une certaine appréhension dans ces situations, ce qui peut conduire à la procrastination et rendre la communication difficile.

Face à ce problème, il existe des stratégies utiles qui peuvent être appliquées pour vous aider à faire face à la situation sans perdre votre objectivité.

Une technique précieuse consiste à formuler le message de retour d'information à l'aide de phrases spécifiques qui aident à construire le message de manière objective, détaillée et claire. Dans cette technique, il est essentiel d'être factuel et de donner des exemples clairs à tout moment. Il est nécessaire d'être précis sur ce qui doit changer afin qu'il n'y ait aucun doute.

Voici quelques-unes de ces affirmations :

• Si/alors : ce type de construction permet de décrire les répercussions des actions d'une personne, ce qui est efficace pour montrer les conséquences de l'absence de traitement du problème. Par exemple : Si tu n'améliores pas tes relations et que tu continues à créer des situations inconfortables avec ...., je ne peux pas t'inclure. ou si tu ne m'expliques pas ce qui se passe, je ne peux pas t'aider.

• Cela fonctionne / cela ne fonctionne pas : l'utilisation de ces expressions ou d'expressions similaires, indiquant une préférence ou un contraste, permet un retour d'information équilibré, soulignant à la fois le positif et le négatif d'une situation. Cela permet de donner une image complète de la situation et de mettre clairement en évidence les points à améliorer. Par exemple : Je trouve formidable la façon dont vous tirez le meilleur parti de votre temps au bureau et dont vous effectuez plusieurs tâches à la fois. Cela vous permet de progresser rapidement sur plusieurs fronts. Cependant, je suis préoccupé par le fait que vous oubliez des détails et que la qualité de votre travail diminue. Je vous propose...

• Les déclarations d'impact comportemental : ces déclarations vous aident à vous faire une idée précise de l'impact de votre comportement sur l'organisation et sur les autres membres de l'équipe. Elles les aident à comprendre les conséquences de leurs actions et les raisons pour lesquelles des changements doivent être apportés. Elles peuvent être proposées de manière directe, par exemple : Il est important que vous respectiez vos horaires de travail et, surtout, que vous soyez ponctuel ; au cours du dernier mois, la situation a empiré et cela affecte non seulement vos performances, mais aussi celles du reste de votre équipe, qui dépend de votre ponctualité. Même d'autres membres du groupe ont relâché leur comportement à cause de cela. Vous pouvez également adopter une perspective plus personnelle si vous souhaitez communiquer vos émotions de manière constructive. Dans ce cas, mettez vos sentiments en contexte par rapport aux actions de l'employé. Par exemple : Lorsque vous êtes allé voir mon patron hier pour lui faire part de vos préoccupations, j'ai été contrarié parce que je ne savais pas que vous étiez de cet avis. Aujourd'hui, il pense que je ne suis pas au courant des préoccupations de mon équipe et que je dois ....

• Compromis/réalité : cette technique repose sur un accord préalable. Si, après s'être réconciliée et avoir accepté de suivre une ligne de conduite, la personne ne remplit pas sa part de l'engagement, elle ne répond pas à une attente. Dans cette déclaration, vous utilisez ce qui a été convenu par rapport aux preuves de ce qui s'est réellement passé et aux conséquences de la non-conformité. Par exemple : Lors de notre dernière réunion, nous avions convenu que vous remettriez le rapport dans une semaine et vous ne l'avez pas encore remis ou ne m'avez pas informé des raisons de ce retard ; je dois maintenant résoudre la situation ou retirer un autre membre de l'équipe de ses tâches pour le faire.

• Utilisation de la première personne : une autre façon de procéder consiste à utiliser le "je" au lieu du "tu". Exprimez vos observations et vos sentiments en utilisant des énoncés tels que : Je perçois... ; Je perçois... ; Je comprends... ; ou J'ai l'impression..... ou La façon dont je vois les choses..... Cela permet à l'autre personne d'exprimer son point de vue. De même, pour éviter de blâmer l'autre personne, vous pouvez vous inclure dans des constructions telles que. Lorsque vous m'interrompez pendant que je parle, je perds le fil de ce que je disais.

Voici d'autres conseils pour donner un retour d'information dans des situations difficiles :

• Choisissez le bon moment : trouvez un moment où vous êtes tous deux détendus et où vous pouvez parler sans être distraits ou pr