RAPPORTS ANNUELS ET TRANSPARENCE

INDICATEURS CLÉS À COMMUNIQUER AUX AUTORITÉS

La loi exige que le comité interne prépare un rapport annuel pour chaque année civile. Ce document est un outil de reddition de comptes qui doit être envoyé à l'employeur et au responsable de district (autorité gouvernementale).

Le rapport ne doit pas contenir de noms ni de détails identifiables, mais des données statistiques précises : nombre de plaintes reçues au cours de l'année, nombre de plaintes résolues (traitées), nombre de cas en attente depuis plus de 90 jours, nombre d'ateliers de sensibilisation organisés et nature des mesures prises par l'employeur.

Si la statisticienne et infirmière Florence Nightingale présidait le comité, son rapport annuel serait un modèle de précision.

Elle détaillerait : « Cette année, nous avons reçu 5 plaintes ; 4 ont été résolues et 1 fait toujours l'objet d'une enquête. Nous avons organisé 12 ateliers de formation ».

Ces données permettent au gouvernement de contrôler le respect de la loi sans porter atteinte à la vie privée des personnes concernées.

Le fait de ne pas présenter ce rapport constitue un manquement passible d'amendes.

INCLUSION DE DONNÉES DANS LE RAPPORT ANNUEL DE L'ENTREPRISE

La transparence des entreprises s'est étendue au niveau du conseil d'administration. Des réglementations récentes (telles que la modification des règles relatives aux entreprises de 2014 mentionnée dans le texte) obligent les organisations privées à inclure une déclaration dans leur rapport du conseil d'administration (Board Report) confirmant qu'elles ont constitué le comité interne conformément à la loi.

En outre, il est souvent nécessaire de détailler les cas de harcèlement dans le rapport financier annuel ou le rapport de développement durable, afin de démontrer aux actionnaires que l'entreprise gère correctement ses risques sociaux et juridiques.

Imaginons que le magnat Henry Ford présente le bilan annuel de l'entreprise à ses investisseurs.

Outre les chiffres de production automobile, la loi l'oblige à inclure une section « Conformité réglementaire » dans laquelle il déclare : « La Ford Motor Company certifie avoir constitué le Comité des plaintes conformément à la loi et avoir résolu 3 cas de harcèlement au cours de cet exercice fiscal ».

Cacher cette information constitue une violation des règles d'entreprise qui peut invalider le rapport annuel auprès du registre du commerce.

UTILISATION DES STATISTIQUES POUR AMÉLIORER LES STRATÉGIES PRÉVENTIVES

Au-delà de la conformité bureaucratique, la collecte de données sert à l'intelligence stratégique.

L'analyse des tendances dans les rapports (par exemple, si un service spécifique accumule la plupart des plaintes) permet à la direction de prendre des mesures correctives ciblées.

Les organismes de réglementation (tels que l'UGC pour les universités) utilisent ces données pour évaluer la santé de l'environnement de travail national.

Si le stratège Sun Tzu analysait les rapports annuels de son armée et constatait une augmentation des plaintes dans la division des archers, il ne négligerait pas cette information.

Il utiliserait ces informations pour mettre en place une formation inten