L'art de la concision : écrire de manière claire et directe

Pourquoi la concision est-elle essentielle dans le milieu professionnel ?

Dans l'environnement professionnel actuel, où tout va très vite, le temps et l'attention sont des ressources limitées.

Nos messages écrits, qu'il s'agisse d'e-mails ou de rapports, sont en concurrence avec d'innombrables autres tâches que nos destinataires doivent gérer tout au long de la journée.

Si un message est trop long, trop dense ou difficile à lire, il risque d'être reporté (« je le lirai plus tard »), mal interprété à cause d'une lecture superficielle ou, dans le pire des cas, complètement ignoré.

De plus, le manque de concision peut donner une image peu professionnelle, car la capacité de synthèse est une compétence très appréciée dans la plupart des rôles.

Par conséquent, être concis n'est pas seulement une question de style, mais une nécessité stratégique pour garantir que notre communication soit reçue, comprise et traitée avec l'urgence qu'elle requiert.

Techniques : éviter les mots inutiles et utiliser des listes à puces

Il existe des techniques simples pour rendre nos textes plus concis et plus digestes.

La première consiste à éviter les mots inutiles.

Bien qu'un ton conversationnel soit recommandé, l'écriture nous donne l'occasion de revoir et d'éliminer les redondances qui n'apportent aucune valeur ajoutée, comme l'utilisation de synonymes ensemble (« collaboration et coopération ») ou l'allongement inutile des phrases.

La deuxième technique consiste à utiliser des listes à puces.

Lorsqu'un message contient plusieurs points ou une série d'étapes, les organiser en liste plutôt qu'en paragraphe dense améliore considérablement la lisibilité.

Les listes ajoutent de l'« air » au texte, facilitent la lecture rapide et permettent souvent d'exprimer la même information avec moins de mots, rendant le message plus clair et plus direct.

Supprimer les phrases d'introduction inutiles pour aller droit au but

Les phrases d'introduction et de politesse, bien qu'elles partent d'une bonne intention, ne apportent aucune valeur ajoutée au message et constituent une source courante de verbiage dans la communication écrite.

Des phrases telles que « J'ai bien reçu votre courrier » (ce qui est évident si vous répondez) ou « Je vous écris pour vous informer » sont redondantes et doivent être supprimées pour aller directement à l'essentiel.

Même les phrases de conclusion telles que « N'hésitez pas à me contacter » sont souvent inutiles ; si vous souhaitez inviter votre interlocuteur à vous contacter, il est plus direct et plus positif d'écrire « Je vous invite à me contacter ».

L'objectif est d'éliminer tout le rempliss