Clarifier l'objectif de vos écrits

Définir l'intention du message écrit (informer, avertir, demander)

Tout comme dans la communication verbale, tout message écrit doit avoir un objectif clair et défini avant même d'écrire le premier mot.

Il est essentiel de se demander : « Quelle est mon intention ? Que cherche-je à accomplir avec ce texte ? ».

L'objectif peut varier considérablement : il peut s'agir simplement d'informer sur l'avancement d'un projet, de présenter des faits pour aider d'autres personnes à prendre une décision ou d'avertir d'un risque imminent qui menace un délai.

Il est essentiel d'avoir cette intention claire dès le début, car chaque phrase et chaque information incluse dans le texte doivent servir à renforcer et à atteindre cet objectif principal.

Cette clarté initiale garantit que le message est cohérent, ciblé et ne s'égare pas vers des informations non pertinentes.

Comment l'objectif détermine le ton et le choix des mots

L'intention du message est le facteur qui détermine le ton, le langage et le niveau de formalité à employer.

La communication écrite doit être flexible et s'adapter à la fois à l'objectif et au destinataire.

Par exemple, si l'objectif est simplement de demander une mise à jour à un collègue avec lequel vous entretenez de bonnes relations, le ton sera collaboratif et cordial.

Toutefois, si l'objectif est d'avertir fermement des conséquences d'un retard dans un projet critique, le ton sera beaucoup plus direct et assertif, utilisant un langage qui reflète la gravité de la situation.

Il est important de souligner qu'il est possible d'être ferme sans recourir à des attaques personnelles ; cela passe par un choix minutieux des mots, en se concentrant sur les faits et l'action requise plutôt que sur des jugements de valeur.

L'importance de la clarté pour éviter les ambiguïtés

Dans la communication écrite, la clarté est primordiale, car le destinataire ne dispose pas du ton de la voix ou du langage corporel pour interpréter le message ; il ne dispose que des mots.

Le texte ne doit donc laisser aucune place à l'interprétation.

Les phrases ambiguës telles que « je suis un peu débordé en ce moment » posent problème, car elles peuvent signifier beaucoup de choses : la personne a-t-elle besoin de plus de temps, demande-t-elle que la demande soit transmise à quelqu'un d'autre, ou suggère-t-elle que vous cessiez de lui envoyer des messages ?

Pour éviter cette confusion, la communication doit être explicite et précise.

Une réponse beaucoup plus efficace serait : « Je vous donnerai une r