Étapes clés d'un processus de négociation

La préparation : le travail préalable à la négociation

Le succès d'une négociation repose sur une préparation minutieuse, une phase souvent sous-estimée mais absolument cruciale.

Avant de s'asseoir à la table des négociations, il est indispensable de procéder à une analyse approfondie de la situation, ce qui implique d'élaborer un diagnostic tant de notre propre position que de celle de notre adversaire, en évaluant ses intérêts, son pouvoir et, surtout, les informations dont il dispose.

Ensuite, nous devons nous fixer des objectifs clairs, en établissant une fourchette entre les résultats minimums acceptables et les résultats maximums souhaitables, ce qui nous donnera une marge de manœuvre.

Il est également essentiel de définir les variables qui feront l'objet de la négociation (prix, délais, etc.) et de préparer les arguments solides que nous utiliserons pour défendre notre position sur chacune d'entre elles.

Enfin, la préparation comprend l'organisation logistique de la réunion : établir un ordre du jour, définir les horaires et décider du lieu de la rencontre, car ce n'est pas la même chose de jouer « à domicile », en terrain adverse ou en territoire neutre.

Le début : créer le climat et tâter le terrain

La première phase de la négociation proprement dite, qui occupe environ 5 % du temps total, consiste à créer un climat propice au dialogue.

Pour cela, il est conseillé de commencer par discuter de sujets neutres afin de « briser la glace » avant d'entrer dans le vif du sujet.

Il est important, d'un point de vue psychologique, de ne pas s'asseoir immédiatement à table, car le fait de s'asseoir envoie le message non verbal que la négociation est sur le point de commencer ; il vaut mieux le faire une fois que l'atmosphère initiale de cordialité s'est installée.

C'est également à ce stade que les règles du jeu sont établies, en passant en revue l'ordre du jour et le calendrier prévu.

Enfin, c'est le moment de sonder l'autre partie, en présentant de manière générale nos intérêts, en sondant les siens et en montrant notre position de départ, idéalement en commençant par souligner les points communs afin de construire une base d'accord.

Les propositions : l'échange des positions initiales

Au cours de cette phase, chaque partie formule ses propositions et expose ses positions initiales. C'est le moment de faire preuve de souplesse et de créativité.

Lorsque nous formulons nos propositions, nous devons le faire de manière raisonnée et calme, en utilisant un langage corporel qui traduit l'ouverture et la sincérité, par exemple en gardant les mains visibles.

Il est essentiel de toujours se laisser une marge de manœuvre, car il est fort probable que notre première offre soit rejetée.

Lorsque vous recevez les propositions de votre adversaire, l'essentiel est d'écouter attentivement et de ne pas vous sentir obligé de faire une contre-offre immédiatement.

Prenez le temps de l'analyser, posez des questions pour la clarifier et faites toujours preuve d'une certaine réserve, car la première offre n'est presque jamais la meilleure.

Les concessions : le cœur de la négociation

Il s'agit de la phase la plus importante, celle qui représente l'essence même de la négociation : l'ajustement des positions par un échange de concessions.

Ici, la règle d'or est de ne jamais faire de concession gratuitement ; elle doit toujours être faite en échange de quelque chose ou pour débloquer une impasse.

Une tactique intelligente consiste à céder sur ce qui a peu de valeur pour vous mais beaucoup pour votre adversaire, afin d'obtenir en échange quelque chose qui a une grande valeur pour vous.

Il est essentiel de préciser clairement que vous faites une concession afin que l'autre partie se sente encline à vous rendre la pareille.

Cependant, vous n'êtes pas obligé de faire une concession chaque fois que l'autre en fait une ; la valeur de ce que vous cédez est plus importante que le nombre de concessions.

La négociation doit toujours être considérée comme un jeu global, et non comme une série de concessions isolées.

La conclusion : formaliser l'accord ou le désaccord

La phase finale a pour but de concrétiser les résultats et de les formaliser dans un accord.

Il est recommandé de commencer