Le rapport

Dans une conversation pertinente, où la communication doit être claire et les termes et concepts doivent avoir une signification commune, c'est-à-dire que vous et votre interlocuteur êtes sur la même longueur d'onde, vous ferez certainement de votre mieux pour assurer un bon résultat. Soyez attentif, comprenez son point de vue, posez des questions, confirmez que vous vous êtes bien compris. Si vous avez de la chance, non seulement vous communiquerez efficacement, mais vous établirez un rapport et une confiance. C'est ce qu'on appelle l'établissement d'un rapport.

Le terme "rapport" vient du français et signifie précisément "créer une relation". C'est l'ingrédient qui rend la communication fluide. Il s'agit d'une connexion dont la composante principale est l'empathie. Le rapport est quelque chose qui se produit en temps réel mais qui crée la base d'un lien durable.

Le rapport comme technique de communication

De nos jours, nous sommes plus que jamais conscients des avantages et des bénéfices du rapport pour progresser dans les relations interpersonnelles. C'est pourquoi il est devenu une technique de communication. L'application efficace de cette technique garantit un bon point de départ pour établir des relations durables.

C'est une technique utilisée par les psychologues, les coachs, les consultants, le personnel de vente, le service clientèle ou au sein des organisations pour améliorer les relations interpersonnelles et le travail d'équipe. En bref, pour tous ceux qui ont besoin d'atteindre un état de compréhension, d'acceptation et de confort avec l'autre.

Il vous permet de

• Créer une communication fluide et spontanée.

• Augmenter le niveau de confiance.

• D'être mémorable pour votre interlocuteur.

• Obtenir plus d'influence et d'attention de la part de l'autre personne.

• d'éviter les malentendus et les situations inconfortables.

Éléments qui contribuent à créer un rapport

Certaines personnes sont plus sociables que d'autres, capables de créer un rapport instinctif et naturel. Pour ceux qui ont besoin d'un coup de pouce, la bonne nouvelle est que cela peut devenir une compétence que vous pouvez développer et entraîner.

Il ne s'agit pas seulement d'acquiescer et d'approuver tout ce que dit votre interlocuteur, ni d'être combatif. Il s'agit de trouver un équilibre où les deux parties se sentent à l'aise et en harmonie. Il s'agit de trouver un terrain d'entente pour créer ce lien et atténuer la résistance naturelle à rencontrer un étranger et à s'ouvrir à lui.

Les éléments qui contribuent à créer un rapport sont les suivants

• L'empathie : c'est un exercice qui demande des efforts et de l'entraînement, car il s'agit de comprendre ce que dit l'autre personne de son point de vue et de son expérience, et non de la vôtre. Même si vous n'êtes pas d'accord, vous pouvez comprendre ses opinions et ses décisions. D'une certaine manière, vous vous impliquez dans la vie de cette personne et vous ne la jugez pas.

• Contact visuel : si l'échange se fait en personne, c'est un élément qui permet de réaffirmer votre niveau d'intérêt pour la conversation. Au cours de l'échange, ajustez cet élément pour qu'il soit confortable pour vous deux. Regarder la personne qui vous parle pendant une période prolongée peut être contre-productif, par exemple si elle est timide.
• Langage corporel : il est essentiel d'être conscient du langage corporel de votre interlocuteur et du vôtre. Le langage corporel est aussi important (voire plus) que la communication verbale. La façon dont vous bougez et réagissez pendant l'échange (gestes et posture) offre de nombreux indices sur ce qui se passe réellement dans l'esprit et l'humeur de l'autre personne.
• Intonation : il s'agit d'une composante de la communication que nous enregistrons également et qui influence, parfois inconsciemment, la lecture d'une situation. Elle est d'autant plus importante que l'échange est uniquement auditif. Dans ce cas, le ton de la voix remplace le langage corporel et il faut s'efforcer de faire en sorte que l'intention et l'émotion qui se cachent derrière les mots soient perceptibles par l'interlocuteur. Il faut utiliser un ton dynamique, qui est une autre façon de renforcer le message.

• L'intelligence émotionnelle : lire correctement les émotions des personnes qui nous entourent est un avantage pour établir une relation. Identifier les émotions qui animent les autres nous évite d'être frustrés et nous pouvons même influencer positivement l'autre personne pour qu'elle change d'attitude. Il ne faut pas sous-estimer l'importance du timing, du fait de dire le bon mot au bon moment. Il s'agit aussi de savoir gérer ses émotions pour réagir de manière appropriée à chaque situation.

Conseils pour créer un rapport

Lorsqu'il s'agit de créer un rapport, la forme est aussi importante que le contenu. Nous cherchons à nous connecter avec l'autre personne, c'est pourquoi il est fondamental d'accompagner les mots d'un langage corporel, d'un ton de voix et d'actions qui apportent du naturel, de la cohérence et de l'harmonie.

Voici quelques techniques que vous pouvez également utiliser :

• Briser la glace lorsque vous vous présentez : cela fait partie de la première impression dans la relation que vous souhaitez construire. Vous devez consacrer un peu de temps à mettre l'autre personne à l'aise. C'est l'occasion de montrer votre intérêt pour l'autre personne sans être intrusif et de donner le ton de la conversation. À ce stade, vous cherchez généralement des points communs, mais sans aborder des sujets trop personnels.
• Évitez les préjugés : le but de l'empathie est d'aider l'autre personne à résoudre les problèmes auxquels elle est confrontée, mais pas par pitié. Essayez de vous mettre à leur place, pourquoi disent-ils ce qu'ils disent ? Écouter sans porter de jugement immédiat nous permet de nous concentrer sur les similitudes plutôt que sur les différences. Trouver un terrain d'entente est la clé de la relation.

• Imiter leur style de communication : l'une des techniques parfois utilisées est celle du miroir, qui consiste à devenir le miroir de notre interlocuteur. Imiter son style de parole et son langage corporel permet d